مخزن اسناد در شیرپوینت یک محل امن است که ذخیرهسازی اسناد در آن انجام میشود، که شما و همکارانتان برای انجام کار روی اسناد به صورت همزمان با هر دستگاه در هر زمان به آن دسترسی دارید.
مهمترین ویژگیهای مخزن اسناد به شرح زیر است:
ابتدا به شما توصیه می کنم مقاله زیر را مطالعه بفرمایید تا بیشتر با شیرپوینت آشنا شوید:
پوشهها
امکان پوشهبندی اسناد در شیرپوینت دقیقا به کاربران حس مشابه استفاده از درایوها را در شبکه میدهد، که موجب نگهداری مرتب و دقیق اسناد خواهد شد.
کار گروهی
به کاربران این امکان را میدهد به صورت مجزا و همزمان یک سند را ویرایش نمایند. همچنین میتوانید دسترسی سند را محدود نمایید و در صورت نیاز به افراد دسترسی ویرایش سند را بدهید. آفیس آنلاین برای شما کنترل تداخل را در مستندات انجام میدهد و به شما نمایش میدهد چه کسانی در حال ویرایش کدام قسمت از سند هستند.
همگامسازی آفلاین (Offline Syncing)
در شیرپوینت 2019 یا شیرپوینت آنلاین، میتوانید اسناد موجود در مخزن اسناد را با اپلیکیشن One Drive بر روی کامپیوتر یا موبایل خود sync نمایید. شما قادر خواهید بود بروی اسناد خود در مواقعی که به اینترنت دسترسی ندارید کار کنید و One Drive ویرایشهای شما را در اولین فرصتی که به اینترنت متصل میشوید، به روز رسانی خواهد کرد.
متادیتا
ممکن است نیاز داشته باشید که اسناد خود را به روشهای مختلف دستهبندی کنید. به کمک متادیتاها، با افزودن تگها به سند و همچنین مرتبسازی و فیلتر کردن اسناد به راحتی میتوانید به این دستهبندیهای مختلف اسناد برسید.
نماها
با ایجاد یک نما، با هر بار مشاهده مخزن اسناد نیازی به مرتبسازی و فیلتر دستی اسناد ندارید.
تاریخچه سند (Version History)
با این امکان میتوانید نسخه قبلی سند را مشاهده یا بازیابی نمایید و یا نسخهای که فکر میکنید مرتبط نیست را حذف نمایید، یا حتی تغییرات افراد دیگر را به حالت قبل برگردانید. همچنین میتوانید دو نسخه متفاوت از یک سند را با یکدیگر مقایسه (Compare) نمایید تا تغییرات آن دو نسخه را دقیق متوجه شوید.
هشدارها
در هنگام تغییر یک سند توسط شخص دیگر، بارگزاری سند جدید و یا حذف یک سند، به صورت اتوماتیک ایمیل دریافت نمایید. همچنین به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه از کل رویدادهای اتفاق افتاده در سطح مخرن گزارشی دریافت کنید.
لینکها
برای دسترسی سریع به بعضی لینکها و برای نگهداری لینکها میتوانید از مخازن برای بارگزاری اسناد استفاده کنید. فقط باید این امکان را در مخزن اسناد فعال نمایید.
این ویژگیها در شیرپوینت 2010 و 2013 وجود ندارند، پس شیرپوینت خود را به نسخه 2016 ارتقا دهید.