این راهنمای جامع قدم به قدم شما را در فرآیند ایجاد سایت شیرپوینت راهنمایی میکند، چه مدیر یک سازمان بزرگ باشید، چه صاحب یک کسب و کار کوچک.
انواع سایتهای شیرپوینت
اولین قدم در ایجاد سایت شیرپوینت، انتخاب نوع سایتی است که متناسب با نیازهای شما باشد. دو نوع اصلی از سایتهای شیرپوینت وجود دارد:
- سایتهای تیمی (Team sites): این سایتها برای همکاری گروهی عالی هستند. آنها فضاهایی را برای به اشتراک گذاشتن اسناد، برقراری ارتباط، مدیریت وظایف و پیگیری پروژهها در اختیار تیمها قرار میدهند.
- سایتهای ارتباطی (Communication sites): این سایتها برای انتشار اخبار، به اشتراک گذاری اطلاعات و برقراری ارتباط با مخاطبان گستردهتر طراحی شدهاند. آنها اغلب برای به اشتراک گذاری اخبار شرکت، رویدادها یا اسناد آموزشی مورد استفاده قرار میگیرند.
ایجاد سایت شیرپوینت با حساب کاربری Microsoft 365
اگر از Microsoft 365 استفاده میکنید، ایجاد سایت شیرپوینت بسیار ساده است. در اینجا نحوه انجام آن آمده است:
- به Office 365 وارد شوید.
- روی لانچر برنامه (App Launcher) کلیک کنید. این نماد شبکهای شکل در گوشه بالا سمت چپ صفحه قرار دارد.
- روی نماد SharePoint کلیک کنید.
- روی دکمه «ایجاد» (Create) کلیک کنید.
- نوع سایتی که میخواهید ایجاد کنید را انتخاب نمایید. (سایت تیمی یا سایت ارتباطی)
- جزئیات سایت را وارد کنید. این شامل عنوان سایت، آدرس وب (URL)، توضیحات و سطح دسترسی (مجوزها) است.
- روی دکمه «ایجاد» (Create) کلیک نهایی کنید.
ایجاد سایت شیرپوینت به عنوان مدیر SharePoint
مدیران SharePoint دسترسی بیشتری به ایجاد سایتهای مختلف دارند. آنها میتوانند سایتهای کلاسیک SharePoint را با استفاده از قالبهای متنوعتری ایجاد کنند. مراحل کلی برای مدیران شبیه به روش قبلی است، اما آنها میتوانند تنظیمات بیشتری را در حین راهاندازی سایت انجام دهند.
ایجاد سایت شیرپوینت سرور (On-Premises)
اگر از SharePoint Server به صورت On-Premises (در محل) استفاده میکنید، ایجاد سایت نیازمند دسترسی مدیریتی و طی کردن مراحلی خاص در کنسول مدیریت SharePoint است. برای این کار به راهنماییهای اختصاصی Microsoft SharePoint Server مراجعه نمایید.
شخصیسازی سایت شیرپوینت
پس از ایجاد سایت، وقت آن است که آن را مطابق با نیازهای خود شخصیسازی کنید. شیرپوینت امکانات زیادی را برای سفارشیسازی ظاهر و عملکرد سایت در اختیار شما قرار میدهد. برخی از ویژگیهای کلیدی شخصیسازی عبارتند از:
- اضافه کردن وب (Web Part): وب پارت بلوکهای قابل تنظیمی هستند که امکان اضافه کردن ویژگیهایی مانند لیستها، تقویمها، کتابخانههای اسناد و موارد دیگر را به سایت شما میدهند.
- ایجاد ستونهای سفارشی: میتوانید ستونهای سفارشی را به لیستها و کتابخانههای خود اضافه کنید تا اطلاعاتی را که برای سازمان شما اهمیت دارد، ردیابی کنید.
- تنظیم ناوبری: نحوه پیمایش کاربران در سایت خود را با تنظیم نوار ناوبری و منوی سایت کنترل کنید.
- ایجاد فرمهای سفارشی: فرمهای سفارشی به شما امکان میدهند تا فرمهای آنلاین برای جمعآوری اطلاعات خاص از کاربران ایجاد کنید.
ایجاد لیستها و کتابخانهها در شیرپوینت
لیستها و کتابخانهها ابزارهای قدرتمندی برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات در شیرپوینت هستند.
- لیستها برای ذخیره و مدیریت دادههای ساختاریافته مانند وظایف، مخاطبین، رویدادها و موارد دیگر استفاده میشوند.
- کتابخانهها برای ذخیره و مدیریت فایلها مانند اسناد، تصاویر، ویدیوها و موارد دیگر استفاده میشوند.
برای ایجاد لیست یا کتابخانه در سایت شیرپوینت خود، مراحل زیر را دنبال کنید:
- به سایت شیرپوینت خود بروید.
- روی دکمه «+» کلیک کنید.
- گزینه «لیست» یا «کتابخانه» را انتخاب کنید.
- نوع لیست یا کتابخانهای که میخواهید ایجاد کنید را انتخاب نمایید.
- جزئیات لیست یا کتابخانه را وارد کنید. این شامل عنوان، توضیحات و تنظیمات ستونها است.
- روی دکمه «ایجاد» کلیک نهایی کنید.
مدیریت و اشتراکگذاری سایت شیرپوینت
پس از ایجاد سایت شیرپوینت، میتوانید آن را با اعضای تیم یا مخاطبان خود به اشتراک بگذارید. همچنین میتوانید دسترسیها و مجوزهای مختلفی را برای کاربران مختلف تعیین کنید.
مدیریت سایت شیرپوینت شامل وظایفی مانند:
- اضافه کردن و حذف کاربران: میتوانید کاربران جدید را به سایت خود اضافه کنید و در صورت نیاز دسترسی آنها را حذف کنید.
- تنظیم مجوزها: میتوانید سطح دسترسی (مجوز) هر کاربر را برای مشاهده، ویرایش یا حذف محتوا تعیین کنید.
- مدیریت محتوا: میتوانید محتوای سایت خود را ویرایش، حذف یا به روز رسانی کنید.
- پشتیبانگیری و بازیابی: میتوانید از سایت خود نسخه پشتیبان تهیه کنید و در صورت نیاز آن را بازیابی کنید.
اشتراکگذاری سایت شیرپوینت:
- اشتراکگذاری با افراد: میتوانید لینک سایت را با افراد specific به اشتراک بگذارید.
- اشتراکگذاری عمومی: میتوانید سایت خود را به طور عمومی در دسترس everyone قرار دهید.
نکاتی برای ایجاد و مدیریت سایتهای شیرپوینت
- قبل از ایجاد سایت، نیازهای خود را به طور کامل مشخص کنید.
- از قالبهای پیشفرض شیرپوینت برای شروع سریع استفاده کنید.
- سایت خود را با استفاده از وب पार्टها و ستونهای سفارشی personalize کنید.
- از مجوزهای قوی برای محافظت از اطلاعات خود استفاده کنید.
- به طور مرتب از سایت خود نسخه پشتیبان تهیه کنید.
نتیجهگیری
شیرپوینت ابزاری قدرتمند برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات است. با استفاده از این راهنمای جامع، میتوانید به سادگی سایت شیرپوینت خود را ایجاد کنید و آن را مطابق با نیازهای خود personalize کنید.
به یاد داشته باشید:
- هدف اصلی سایت خود را مشخص کنید.
- از ابزارهای قدرتمند شیرپوینت برای سازماندهی و مدیریت اطلاعات خود استفاده کنید.
- امنیت سایت خود را با استفاده از مجوزهای قوی تضمین کنید.
- با به اشتراک گذاری سایت خود با دیگران، به طور موثر با آنها collaborate کنید.
با استفاده از شیرپوینت، میتوانید به طور موثرتر با اعضای تیم خود همکاری کنید، وظایف را مدیریت کنید و به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی داشته باشید.