اگر شما هم جزو آن دسته از مدیران یا توسعهدهندگانی هستید که میخواهید یک اینترانت سازمانی حرفهای با شیرپوینت طراحی کنید، احتمالاً با سوالات زیادی روبرو هستید. از کجا شروع کنیم؟ چه المانهایی را باید در نظر بگیریم؟ چطور میتوانیم تجربه کاربری بهینهای ایجاد کنیم؟ خبر خوب این است که شیرپوینت یکی از قدرتمندترین ابزارها برای ساخت اینترانت سازمانی است، اما فقط داشتن ابزار کافی نیست؛ باید بدانید چطور از آن استفاده کنید. در این مقاله، قدم به قدم به شما نشان میدهیم که چطور یک اینترانت حرفهای، کاربرپسند و کارآمد بسازید.
قبل از اینکه حتی وارد محیط شیرپوینت شوید، باید نیازهای سازمان را بهدقت بررسی کنید. هر شرکتی فرهنگ و فرآیندهای خاص خود را دارد. آیا اینترانت شما بیشتر برای اشتراکگذاری اسناد استفاده میشود؟ یا یک پورتال ارتباطی برای کارمندان است؟ شاید هم میخواهید یک سیستم مدیریت پروژه داخلی داشته باشید.
با مدیران بخشهای مختلف گفتوگو کنید و ببینید چه انتظاراتی دارند. آیا نیاز به فضای اختصاصی برای هر دپارتمان وجود دارد؟ آیا احتیاج به سیستم تأییدیه هوشمند دارید؟ این سوالات به شما کمک میکند نقشه راه دقیقتری طراحی کنید.
یکی از اولین تصمیمات مهم، انتخاب ساختار سایتهای شماست. آیا میخواهید یک سایت مرکزی با زیرمجموعههای متعدد داشته باشید؟ یا ترجیح میدهید چندین سایت مستقل اما مرتبط ایجاد کنید؟
برای سازمانهای بزرگ، معمولاً ساختار هاب و اسپوک (Hub & Spoke) مناسب است. یعنی یک سایت مرکزی به عنوان هاب دارید و سایتهای دپارتمانی به آن متصل میشوند. این روش مدیریت را آسانتر میکند، مخصوصاً وقتی از SharePoint Hub Sites استفاده کنید که امکان برندینگ یکپارچه و اشتراکگذاری محتوا را فراهم میکند.
هیچکس دوست ندارد با یک اینترانت خستهکننده و قدیمی کار کند. شیرپوینت امکانات زیادی برای طراحی مدرن دارد، اما باید هوشمندانه از آنها استفاده کنید.
تم سازمانی: از رنگها و لوگوی شرکت خود استفاده کنید تا حس تعلق کارمندان تقویت شود.
منوی هوشمند: منوها باید سلسلهمراتبی و منطقی باشند تا کاربران به راحتی بخش مورد نظر را پیدا کنند.
صفحه اصلی جذاب: از ویژگیهای وبپارت مثل اخبار، تقویم رویدادها و ابزارهای پرکاربرد استفاده کنید.
یکی از دلایل اصلی استفاده از شیرپوینت، قابلیتهای عالی مدیریت محتوا (CMS) آن است. شما میتوانید کتابخانههای اسناد، صفحات ویکی، وبلاگهای داخلی و حتی سیستمهای آموزشی را پیادهسازی کنید.
برای منظمسازی محتوا، حتماً از متادیتا (Metadata) و برچسبگذاری استفاده کنید. این کار جستوجو را آسانتر میکند و به کاربران کمک میکند فایلهای مرتبط را سریعتر پیدا کنند.
اینترانت فقط یک انبار اسناد نیست؛ باید فضایی برای تعامل و همکاری باشد. شیرپوینت با Microsoft Teams و Outlook یکپارچه است و میتوانید از این ویژگیها برای بهبود ارتباطات داخلی استفاده کنید.
مثلاً:
ایجاد تیمسایتها برای پروژههای خاص
استفاده از لیستهای کار اشتراکی برای مدیریت وظایف
راهاندازی سیستم نظرسنجی برای دریافت بازخورد کارمندان
یکی از چالشهای بزرگ در طراحی اینترانت، مدیریت دسترسیهاست. شما نمیخواهید همه کارمندان به همه چیز دسترسی داشته باشند، اما از طرفی هم نمیخواهید سیستم آنقدر محدود باشد که مانع کار شود.
در شیرپوینت میتوانید:
گروههای امنیتی تعریف کنید (مثلاً دسترسی مدیران، کارمندان عادی، پیمانکاران)
سطح دسترسی در کتابخانهها و لیستها را تنظیم کنید
از حفاظت اطلاعات حساس با سیاستهای DLP استفاده نمایید
امروزه بسیاری از کارمندان ترجیح میدهند از طریق موبایل به اینترانت دسترسی داشته باشند. خوشبختانه شیرپوینت بهصورت ریسپانسیو طراحی شده، اما بهتر است خودتان هم نسخه موبایل را تست کنید تا مطمئن شوید همه چیز به درستی نمایش داده میشود.
اگر واقعاً میخواهید اینترانت شما هوشمند باشد، Power Automate و Power Apps را فراموش نکنید. با این ابزارها میتوانید:
فرمهای هوشمند برای درخواست مرخصی، خرید تجهیزات و… بسازید
گردش کار خودکار برای تأییدیهها طراحی کنید
داشبوردهای تحلیلی با Power BI ایجاد نمایید
حتی بهترین اینترانت دنیا هم اگر کاربران ندانند چطور از آن استفاده کنند، بیفایده است. یک برنامه آموزشی شامل:
ویدئوهای کوتاه آموزش
مستندات راهنما
جلسات پرسش و پاسخ
ترتیب دهید تا همه کارمندان با سیستم راحت باشند.
بعد از راهاندازی، نظرات کاربران را جمعآوری کنید. شاید برخی بخشها نیاز به تنظیمات بیشتری دارند یا بعضی ویژگیها کمتر استفاده میشوند. اینترانت شما باید پویا باشد و همگام با نیازهای سازمان رشد کند.
ساخت یک اینترانت حرفهای در شیرپوینت مثل ساختن یک خانه است: نیاز به نقشهکشی دقیق، مصالح باکیفیت و اجرای اصولی دارد. اگر مرحلهبهمرحله پیش بروید و نیازهای کاربران را در اولویت قرار دهید، میتوانید یک پورتال داخلی کارآمد و جذاب ایجاد کنید که ارتباطات و فرآیندهای سازمان را متحول کند.
آیا شما هم تجربه ساخت اینترانت در شیرپوینت را دارید؟ چه چالشهایی داشتید و چطور آنها را حل کردید؟ نظرات خود را با ما به اشتراک بگذارید!