امروزه سازمانها و شرکتها برای مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی به ابزاری ساده و انعطافپذیر نیاز دارند. مایکروسافت نرمافزار شیرپوینت را ارائه داده است که علاوه بر سادگی و انعطاف پذیری بسیار بالا، میتواند با مجموعه Microsoft Office نیز یکپارچه شود. حال سوال این است که آیا میتوان از شیرپوینت به عنوان یک BPMS استفاده کرد؟ برای جواب دادن به این سوال باید سه نکته را در نظر گرفت:
ابعاد سازمان
در صورتی که سازمان کوچک است، میتوان با استفاده از شیرپوینت فرایندهای داخلی سازمان را به سرعت نسبت به سایر نرمافزارها پیادهسازی کرد، و الزاماتی مانند فرم ورودی، پروسه کامل فرایند و گزارشات هوش تجاری نهایی از این اطلاعات را رعایت کرد.
بلوغ سازمان
باید بلوغ یک سازمان و تفکر سیستمی را بررسی کرد و فهمید که آیا میتوان فرایندهای کاملا سیستمی را در شیرپوینت پیادهسازی کرد، و یا نیاز به فراهم کردن فضای بهتری برای رشد کارکنان هست.
هزینههای زمانی و مادی
طراحی فرایندها و فرم های وابسته به آن در برخی از این فرایندسازها بشدت زمان بر و پرهزینه خواهد شد و شیرپوینت میتواند سرعت بهتری داشته باشد.
نهایتا شیرپوینت با توجه به تمرکز روی مدیریت محتوا و ایجاد سایتهای مختلف برای کاربردهای مختلف میتواند ابزار مناسبی برای ایجاد فرایندهای داخلی سازمان باشد. همینطور ممکن است ابزاری ناکافی برای این مهم باشد، که BPMS های طراحی شده برای این موضوع نسبت به شیرپوینت امکانات بیشتری برای توسعه دهندگان فراهم خواهند آورد.