بخش منابع انسانی سازمان ها، یکی از بخش هایی است که شیرپوینت نقش قابل توجهی در تسهیل و تسریع عملکرد آن دارد. مدیریت دادههای کارکنان، ذخیره اسناد کارمندان، خودکارسازی حضور و غیاب، نظارت بر عملکرد و پیگیری آموزش کارکنان، اموری است که منابع انسانی برای انجام آن از شیرپوینت استفاده می کند. در این مقاله به بررسی دقیق ارتباط شیرپوینت و مدیریت منابع انسانی سازمانها و همچنین ضرورت استفاده از سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت می پردازیم.
سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت (HRMS)
مدیریت منابع انسانی (Human Resource Management) یکی از مهمترین بخشهای هر کسب و کار کوچک یا بزرگ است. امروزه برای مدیریت کارآمد امور، بسیاری از شرکتها از سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت Microsoft SharePoint استفاده میکنند چرا که پردازش دستی اطلاعات ممکن است زمانبر یا همراه با خطا شود. استفاده از سیستم شیرپوینت به شکلی واضح فرآیندهای منابع انسانی را تسریع کرده و بهرهوری را افزایش میدهد. سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت (HRMS) برای جستجو و یافتن کاندیداهای شغلی حرفهای و مجرب، ارزیابی نحوه عملکرد آنها و کاهش هزینههای استخدام، آموزش، تحقیق و توسعه کارمندان، به طور موثر به کسب و کارها کمک می کند.
کاربردهای شیرپوینت برای مدیریت منابع انسانی
* استخدام و جذب نیرو
یکی از مهمترین موارد استفاده از شیرپوینت در بخش منابع انسانی استخدام و جذب کارمند است. تیم منابع انسانی می تواند با استفاده از چکلیستهای یکپارچه مرکزی کاندیدهای استخدام را بررسی و فرآیندهای مرحلهای مربوط به مصاحبه و کار آزمایشی را در سیستم به صورت خودکار پیگیری کرده و بر پیشرفت آن نظارت کند. همچنین سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت برای تهیه آمار از داوطبان یا جمعآوری ایمیلهای آنها برای اهداف مارکتینگی در آینده قابل استفاده است. پس از استخدام نیز، تفهیم وظایف و آموزش نیروی جدید می تواند از طریق شیرپوینت انجام شود.
*مدیریت و ارزیابی عملکرد کارکنان
با استفاده از پرتال منابع انسانی شیرپوینت، بخش منابع انسانی قادر است تغییرات اسناد را ردیابی کند و وضعیت کاری کارمندان را بررسی نماید. برای مثال میزان حقوق و دستمزد، ساعت حضور و غیاب، مرخصیها و غیبتها، پیشرفتهای کاری و شرکت در دورههای آموزشی قابل نظارت است. به علاوه امکان برقراری ارتباط با کارمندان، آموزش به آنان و رسیدگی به درخواستهای کارکنان از طریق شیرپوینت برای تیم منابع انسانی به وجود می آید، همچنین در صورت نیاز دستورات لازم از طریق این سیستم به کارکنان ابلاغ می شود.
*مدیریت داده ها و حفظ اطلاعات به صورت امن
اسناد و اطلاعات HR شرکت می تواند توسط تیم منابع انسانی به صورت امن در سیستم ذخیره گردد و یا با سایر اعضا به اشتراک گذاشته شود. برای مثال دادههای مربوط به کارکنان و یا اسناد مربوط به فعالیتهای منابع انسانی شرکت به صورت یکپارچه در کتابخانه اختصاصی شیرپوینت نگهداری میشود. همچنین آنها میتوانند هر زمان که نیاز بود با توجه به سطح دسترسی و در صورت اعطای مجوز، از هر کجا و با هر سیستمی به این اسناد دسترسی پیدا کنند. امکان پیگیری استخدام و آموزش کارمندان بدون درز اطلاعات حساس شرکت که از طریق راهحلهای اینترانت سفارشیشده، محقق میشود، یکی از مهمترین مزایای شیرپوینت برای مدیریت منابع انسانی است.
*افزایش همکاری و بهره وری
تیم منابع انسانی میتواند از طریق امکانات شیرپوینت و ایجاد پرتال داخلی، سایتهای اختصاصی و داشبوردهای شخصی، به راحتی با یکدیگر و یا با سایر کارمندان بخشهای دیگر شرکت، ارتباط برقرار کند. نتیجه این امر افزایش همکاری تیمی و رشد بهرهوری سازمان است. همچنین با استفاده از این سیستم، ذخیرهسازی، به اشتراکگذاری یا بازیابی اطلاعات آسانتر خواهد بود در نتیجه در زمان صرفهجویی میشود و بخش منابع انسانی میتواند از این اطلاعات برای دستیابی به اهداف موردنظر در کمترین زمان استفاده کند.
نتیجه
به طور کلی در بخش HR سازمانها از سیستم مدیریت منابع انسانی شیرپوینت برای جذب نیرو، محاسبه پاداش، بررسی سابقه کارمندان و مرخصیهای آنها، نحوه عملکرد و میزان بازدهی افراد، تامین احتیاجات کارکنان و نظارت بر فرآیند آموزش و کسب مهارت نیروها استفاده میشود. در نهایت بهره مندی از این سیستم مزایای بسیاری برای یک سازمان به همراه خواهد داشت.