تصور کنید یک کتابخانهی دیجیتال دارید که حاوی اسناد مهم و محرمانه است. تمایل دارید افراد خاصی به این کتابخانه دسترسی داشته باشند و هر فرد تنها مجاز به مشاهده یا ویرایش اسناد مشخصی باشد. این دقیقاً همان کاری است که سیستم مدیریت مجوزهای شیرپوینت انجام میدهد. در این مقالهی جامع، همراه ما باشید تا با الفبای مدیریت مجوزهای شیرپوینت آشنا شده و به راحتی کنترل دسترسی به سایت خود را به دست بگیرید.
شیرپوینت از یک ساختار سلسله مراتبی برای تعیین سطوح دسترسی استفاده میکند. در بالاترین سطح، مدیران مجموعه سایت (Site Collection Administrators) قرار دارند که از قدرت و اختیار کامل برخوردارند. در مراتب بعدی، گروههای مختلفی وجود دارند که هر کدام مجموعهای از مجوزهای خاص را برای انجام وظایف معین در اختیار دارند. در نهایت، به کاربران منحصربهفرد، سطوح دسترسی اختصاصی داده میشود.
برای برقراری امنیت و کنترل بهینهی دسترسی، شیرپوینت از سطوح مختلفی برای مجوزدهی استفاده میکند. درک این سطوح برای مدیریت درست آنها ضروری است:
شیرپوینت برای سهولت کار، گروههای پیشفرضی را در نظر گرفته است که هر کدام مجموعهای از مجوزهای خاص را دارا هستند. این گروهها عبارتند از:
تا به اینجا با سطوح دسترسی و گروههای پیشفرض آشنا شدیم. اما نکتهی مهمی وجود دارد به نام «ارثدهی مجوز». فرض کنید یک پوشه در سایت خود ایجاد میکنید و برای آن سطح دسترسی «مشارکتکننده» تعیین میکنید. به طور پیشفرض، تمامی زیرپوشهها و فایلهای داخل آن پوشه نیز از همین سطح دسترسی ارث میبرند (یعنی به ارث میبرند). این موضوع باعث صرفهجویی در زمان شده و مدیریت دسترسی را آسانتر میکند.
البته در صورت نیاز، میتوانید ارثدهی مجوز را شکسته و برای اجزای داخلی پوشه، سطوح دسترسی مجزا تعیین کنید.
در کنار استفاده از گروهها، امکان تخصیص مجوز به صورت دستی برای کاربران منحصربهفرد نیز وجود دارد. این کار برای مواردی که نیازمند کنترل دقیق دسترسی به یک سند یا پوشهی خاص هستید، مفید است. برای این کار کافی است به تنظیمات مجوزهای (Permissions) آیتم مورد نظر مراجعه کرده و کاربر را به همراه سطح دسترسی دلخواه اضافه کنید.
در کنار سطوح دسترسی و گروههای پیشفرض، شیرپوینت امکان ایجاد نقشهای سفارشی (Custom Roles) را نیز فراهم میکند. این قابلیت برای مواقعی که نیاز به سطوح دسترسی خاص و منحصر به فرد برای وظایف معین دارید، بسیار مفید است. برای مثال، میتوانید یک نقش سفارشی برای کارمندان بخش فروش ایجاد کنید که به آنها اجازه میدهد به اسناد مربوط به مشتریان و همچنین ابزارهای سفارش و گزارشدهی دسترسی داشته باشند.
ایجاد نقشهای سفارشی به شما انعطافپذیری زیادی در مدیریت مجوزهای سایتتان میدهد. برای این کار کافی است به بخش تنظیمات سایت (Site Settings) رفته و گزینهی «نقشهای سفارشی» (Custom Roles) را انتخاب کنید. در این بخش میتوانید نام نقش، توضیحات و سطوح دسترسی مربوطه را به دلخواه خود تنظیم کنید.
با درک مفاهیم و ابزارهای مختلف مدیریت مجوزها، نوبت به آن میرسد که با بهترین روشها برای امن نگه داشتن سایت خود آشنا شویم:
مدیریت صحیح مجوزهای شیرپوینت نقشی حیاتی در حفظ امنیت و کنترل دسترسی به اطلاعات و محتوای سایت شما ایفا میکند. با درک سطوح دسترسی، گروهها، ارثدهی مجوز، نقشهای سفارشی و بهترین روشها، میتوانید به طور موثری دسترسی کاربران به سایت خود را کنترل کرده و از اطلاعات محرمانهی خود محافظت کنید.