تصور کنید وارد یک انباری به هم ریخته می شوید که پر از اسناد و مدارک مختلف است. پیدا کردن یک فایل خاص در این شرایط کابوسی به نظر می رسد. حالا فرض کنید همین انباری را با قفسه بندی های مرتب و برچسب گذاری شده تصور کنید. قطعا پیدا کردن هر سندی به سادگی چند ثانیه زمان می برد. این دقیقا همان کاری است که لیست ها و کتابخانه ها در شیرپوینت انجام می دهند. آنها به شما کمک می کنند تا اطلاعات خود را به صورت سازماندهی شده و قابل دسترسی نگه دارید.
در این مقاله، با هم یاد می گیریم که چگونه از این ابزارهای قدرتمند شیرپوینت برای مدیریت موثر اطلاعات خود استفاده کنیم.
لیست ها شبیه به جداول پایگاه داده عمل می کنند. آنها ردیف هایی از داده ها را با ستون های قابل تنظیم در خود جای می دهند. هر ستون نشان دهنده یک نوع خاص از اطلاعات است، مانند نام، تاریخ سررسید، وضعیت و غیره. لیست ها برای مدیریت مجموعه داده های ساختاریافته که نیاز به ردیابی و به روز رسانی منظم دارند، ایده آل هستند.
شیرپوینت طیف وسیعی از لیست های پیش ساخته را ارائه می دهد که می توانید بر اساس نیاز خود از آنها استفاده کنید. برخی از رایج ترین آنها عبارتند از:
علاوه بر این لیست های پیش فرض، می توانید لیست های سفارشی با ستون های خاص خود نیز ایجاد کنید. این انعطاف پذیری به شما امکان می دهد تا لیست ها را متناسب با نیازهای منحصر به فرد خود تنظیم کنید.
ایجاد یک لیست سفارشی در شیرپوینت بسیار ساده است. کافیست مراحل زیر را دنبال کنید:
با انجام این مراحل، لیست سفارشی شما ایجاد می شود. حالا می توانید ستون های مورد نظر خود را اضافه کرده و شروع به وارد کردن اطلاعات کنید.
کتابخانه ها مخازنی برای ذخیره و اشتراک گذاری انواع فایل ها مانند اسناد ورد، اکسل، تصاویر، ویدیوها و غیره هستند. آنها شبیه به پوشه های سنتی در رایانه شما عمل می کنند، اما با قابلیت های همکاری و مدیریت نسخه قدرتمندتر.
شیرپوینت دو نوع کتابخانه اصلی ارائه می دهد:
علاوه بر این دو نوع اصلی، می توانید کتابخانه های سفارشی با تنظیمات خاص مانند قالب های متا داده و گردش کار نیز ایجاد کنید.
ایجاد یک کتابخانه در شیرپوینت نیز به سادگی ایجاد لیست انجام می شود. کافیست مراحل مشابه با ایجاد لیست سفارشی را دنبال کنید، اما به جای “Custom List”، گزینه “Document Library” یا “Picture Library” را انتخاب کنید.
همانطور که در بخش قبلی گفتیم، متا داده ها اطلاعات توصیفی در مورد یک فایل یا آیتم در لیست را ارائه می دهند. این اطلاعات می تواند شامل نام، تاریخ ایجاد، نویسنده، کلمات کلیدی، موضوع و موارد دیگر باشد.
استفاده از متا داده ها به شما کمک می کند تا:
شیرپوینت از مجموعه ای غنی از فیلدهای متا داده پیش فرض برای انواع مختلف محتوا پشتیبانی می کند. شما همچنین می توانید فیلدهای متا داده سفارشی خود را برای اطلاعات خاص خود ایجاد کنید.
در اینجا چند نکته و ایده کاربردی برای سازماندهی اطلاعات با استفاده از لیست ها، کتابخانه ها، پوشه ها و متادیتا در شیرپوینت ارائه می ده.
به شما توصیه می کنم مقاله زیر را هم مطالعه کنید:
با استفاده از این نکات و ایده ها، می توانید اطلاعات خود را در شیرپوینت به طور موثر سازماندهی کرده و به اشتراک بگذارید.
لیست ها، کتابخانه ها، پوشه ها و متا داده ها ابزارهای قدرتمندی برای سازماندهی اطلاعات در شیرپوینت هستند. با استفاده از این ابزارها می توانید اطلاعات خود را به گونه ای ساماندهی کنید که به راحتی قابل جستجو، دسترسی و اشتراک گذاری باشد.
با کمی برنامه ریزی و تلاش، می توانید از شیرپوینت به عنوان یک سیستم مدیریت محتوای قدرتمند برای مدیریت و به اشتراک گذاری اطلاعات خود در سراسر سازمان خود استفاده کنید.