فرض کنید هنگام خرید لباس، روی اجناس هیچگونه تگ یا برچسبی برای راهنمایی سایز، جنس یا برند وجود نداشته باشد. پیدا کردن لباس مناسب قطعا زمان زیادی میبرد. متادیتا در دنیای فناوری نقشی مشابه این برچسبها را ایفا میکند.
به زبان ساده، متادیتا (Metadata) به معنی “داده دربارهی داده” است. در واقع، متادیتا اطلاعاتی است که ماهیت، محتوا و ویژگیهای یک فایل، سند یا هر آیتم دیگر را توصیف میکند.
شیرپوینت و متادیتا: همیاری برای ساماندهی
شیرپوینت به عنوان یک پلتفرم مدیریت محتوا، این امکان را فراهم میکند تا با استفاده از متادیتا، اسناد و مدارک خود را سازماندهی کرده و بازیابی آنها را سادهتر کنید.
به عنوان مثال، فرض کنید فایلی با عنوان “گزارش مالی سه ماهه اول” را در شیرپوینت بارگذاری کردهاید. با افزودن متادیتا به این فایل، میتوانید اطلاعات تکمیلی همچون “سال مالی 1404″، “بخش فروش” و “محرمانه” را نیز به آن اضافه کنید. این کار باعث میشود با جستجوی هر یک از این کلیدواژهها، به راحتی فایل مورد نظر را پیدا کنید.
انواع متادیتا در شیرپوینت
در شیرپوینت با دو نوع اصلی متادیتا سروکار داریم:
-
متادیتای ستونی (Column Metadata): این نوع از متادیتا مستقیما به ساختار لیستها و کتابخانهها در شیرپوینت مرتبط است. پرشین انجین به عنوان مثال، زمانی که در یک لیست، ستونی برای تعریف “دپارتمان” ایجاد میکنید، در واقع نوعی متادیتا به آن لیست اضافه کردهاید.
-
متادیتای مدیریتشده (Managed Metadata): این نوع از متادیتا به شما این امکان را میدهد تا مجموعه واژگان (Term Set) و برچسبهای (Term) طبقهبندی شدهای را تعریف کنید و از آنها در بخشهای مختلف شیرپوینت استفاده نمایید.
مزایای استفاده از متادیتا در شیرپوینت
استفاده از متادیتا در شیرپوینت مزایای متعددی به همراه دارد، از جمله:
- جستجوی آسانتر: با برچسبگذاری مناسب اسناد و مدارک، پیدا کردن آنها از طریق جستجوی کلیدواژههای مرتبط بسیار سادهتر میشود.
- بهبود سازماندهی: متادیتا به شما کمک میکند تا اطلاعات خود را به صورت منظم و دستهبندی شده نگهداری کنید.
- افزایش بهرهوری: صرفهجویی در زمان برای یافتن اسناد و مدارک در نهایت منجر به افزایش بهرهوری کلی سازمان میشود.
- ایجاد روالهای کاری منسجم: استفاده از متادیتا به ایجاد روالهای کاری یکپارچه و قابل تکرار در سازمان کمک میکند.
- بهبود امنیت اطلاعات: با برچسبگذاری اسناد بر اساس سطح محرمانگی، میتوانید دسترسی و کنترل بهتری روی اطلاعات داشته باشید.
نمونههایی از کاربرد متادیتا در شیرپوینت
برای درک بهتر کاربرد متادیتا، به چند نمونهی عملی آن در شیرپوینت اشاره میکنیم:
- تفکیک اسناد بر اساس بخشهای مختلف سازمان: با استفاده از متادیتا میتوانید مشخص کنید که هر سند متعلق به کدام بخش یا واحد سازمانی است.
- دستهبندی گزارشات بر اساس دورههای زمانی: میتوانید گزارشات مالی را با افزودن متادیتای “سال مالی” و “دوره” تفکیک نمایید.
- برچسبگذاری اسناد محرمانه: با تعیین سطح محرمانگی به عنوان متادیتا، میتوانید دسترسی به این اسناد را محدود کنید.
ایجاد ستونهای متادیتا در شیرپوینت
ایجاد ستونهای متادیتا در شیرپوینت کار سادهای است. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
- به لیست یا کتابخانهای که میخواهید ستون متادیتا را در آن ایجاد کنید، بروید.
- روی تب “تنظیمات لیست” یا “تنظیمات کتابخانه” کلیک کنید.
- در بخش “ستونها”، روی “ایجاد ستون” کلیک کنید.
- در قسمت “نام ستون”، نام دلخواه خود را برای ستون متادیتا وارد کنید.
- نوع ستون را از لیست کشویی انتخاب کنید. برای ایجاد ستونهای متادیتا، انواع مختلفی مانند “انتخابی”، “متن” و “عدد” در دسترس هستند.
- در صورت نیاز، تنظیمات مربوط به نوع ستون را انجام دهید.
- برای ذخیره ستون جدید، روی “تأیید” کلیک کنید.
نکاتی در مورد ایجاد ستونهای متادیتا:
- میتوانید چندین ستون متادیتا برای یک لیست یا کتابخانه ایجاد کنید.
- برای ستونهای متادیتا، میتوانید از عناوین و توضیحات فارسی استفاده کنید.
- میتوانید نوع دادههای ستون متادیتا را به گونهای انتخاب کنید که فقط اطلاعات خاصی در آن وارد شود. به عنوان مثال، برای ستون “تاریخ” فقط میتوان تاریخ را وارد کرد.
- میتوانید برای ستونهای متادیتا مقادیر پیشفرض تعیین کنید.
- میتوانید ستونهای متادیتا را به ترتیب دلخواه خود مرتب کنید.
استفاده از متادیتا برای جستجوی اطلاعات
پس از ایجاد ستونهای متادیتا، میتوانید از آنها برای جستجوی اطلاعات در لیستها و کتابخانهها استفاده کنید. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
- به لیست یا کتابخانهای که میخواهید در آن جستجو کنید، بروید.
- در کادر جستجو، کلیدواژههای مربوط به متادیتای مورد نظر خود را وارد کنید.
- برای فیلتر کردن نتایج جستجو، میتوانید از فیلترهای موجود در بالای کادر جستجو استفاده کنید.
نکاتی در مورد جستجوی اطلاعات با استفاده از متادیتا:
- میتوانید از عملگرهای جستجوی پیشرفته مانند AND، OR و NOT برای جستجوی دقیقتر استفاده کنید.
- میتوانید از علامت نقل قول (“) برای جستجوی عبارات کامل استفاده کنید.
- میتوانید از علامت ستاره (*) به عنوان کاراکتر جایگزین در جستجو استفاده کنید.
استفاده از متادیتا برای فیلتر کردن اطلاعات
علاوه بر جستجو، میتوانید از متادیتا برای فیلتر کردن اطلاعات در لیستها و کتابخانهها استفاده کنید. برای این کار مراحل زیر را دنبال کنید:
- به لیست یا کتابخانهای که میخواهید در آن فیلتر کردن انجام دهید، بروید.
- روی عنوان ستون متادیتا مورد نظر خود کلیک کنید.
- در منوی باز شده، گزینههای فیلتر مورد نظر خود را انتخاب کنید.
نکاتی در مورد فیلتر کردن اطلاعات با استفاده از متادیتا:
- میتوانید چندین فیلتر را به طور همزمان اعمال کنید.
- میتوانید فیلترها را ذخیره کنید و در آینده از آنها استفاده مجدد کنید. ایستاتگ
نتیجهگیری
استفاده از متادیتا در شیرپوینت، راهی قدرتمند برای سازماندهی، جستجو و فیلتر کردن اطلاعات است. با استفاده از متادیتا میتوانید به سرعت و به آسانی اطلاعات مورد نظر خود را پیدا کنید و بهرهوری خود را افزایش دهید.
نکته: برای اطلاعات بیشتر در مورد متادیتا در شیرپوینت، میتوانید به مستندات آنلاین شیرپوینت مراجعه کنید.