شیرپوینت یک پلتفرم همکاری مبتنی بر وب است که امکان اشتراکگذاری، مدیریت و دسترسی به اطلاعات و فرآیندهای تجاری را در سازمانها فراهم میکند. شیرپوینت با ارائه ابزارها و ویژگیهای متنوع، به افزایش بهرهوری، ارتباطات و همکاری کارکنان کمک میکند. شیرپوینت همچنین با ایجاد یک محیط امن و کنترل شده برای ذخیرهسازی و دستهبندی اسناد، به مدیریت اسناد و محافظت از دادهها کمک میکند. کاربرد شیرپوینت بسته به سازمانی که قرار است از آن استفاده کند، متفاوت است. شیرپوینت دارای طیف وسیعی از ویژگیهایی است که بیشتر قابل سفارشی سازی و استفاده از آنها آسان است.
ایجاد سامانه های سفارشی سازی شده بر پایه وب
قابلیت توسعه سامانه های مورد نیاز با قابلیت سفارشی سازی یکی از کاربردهای اصلی شیرپوینت است که بر روی بستر وب استفاده می شود. طراحی این پلتفرم به سرعت قابل پیاده سازی بوده و توسعه دهندگان سامانه های سازمانی از قابلیتهای مدیریت امنیت و اطلاعات شیرپوینت در انواع مختلف سیستم عامل ها و سناریوها استفاده میکند.
کاربرد شیرپوینت به عنوان یک نرمافزار مدیریت اسناد
دیگری از کاربردهای شیرپوینت، مدیریت اسناد و محتوا در سازمان است. شیرپوینت یک محیط امن و کنترل شده برای ذخیرهسازی، دستهبندی، جستجو، ویرایش، تأیید، اشتراکگذاری و مدیریت اسناد و محتوا ارائه میدهد. شیرپوینت امکان اعمال سیاستها، مجوزها، برچسبها، نسخهبندی، تاریخچه و سایر ویژگیهای مربوط به اسناد را میدهد. شیرپوینت همچنین امکان همکاری بر روی اسناد را با استفاده از تألیف همزمان، نظردهی، پیگیری تغییرات و گردشکارهای تأیید را فراهم میکند.
با استفاده از نرمافزار مدیریت اسناد شیرپوینت، میتوان به سودهای زیر دست یافت:
- افزایش امنیت و حفاظت از اسناد و محتوا
- افزایش دسترسی به اسناد و محتوا از هر دستگاه و مکانی
- افزایش کیفیت و استاندارد اسناد و محتوا
- افزایش همکاری و بهبود فرآیندهای تجاری مرتبط با اسناد
- افزایش رعایت قوانین و مقررات مربوط به اسناد و محتوا
به شما توصیه می کنم مقاله زیر را نیز مطالعه بفرمایید:
اینترانت و شبکه اجتماعی
یکی از کاربردهای شیرپوینت، ایجاد یک اینترانت یا وبسایت داخلی برای سازمان است. اینترانت یک راه ارتباطی و اطلاعرسانی بین کارکنان و مدیران است که امکان دسترسی به اخبار، اطلاعیهها، برنامهها، فرمها، گزارشها و سایر منابع مرتبط با سازمان را فراهم میکند. اینترانت همچنین میتواند یک محل برای تبادل دانش، تجربه و ایدهها بین کارکنان باشد.
اینترانت شیرپوینت یا پورتال داخلی شیرپوینت روشی جهت تمرکز بر روی دسترسی به اطلاعات و اپلیکیشنهای سازمانی است. شیرپوینت ابزاری است که به سازمانها در راستای ارتباطات داخلی و طراحی سامانه های سفارشی سازی شده کمک می کند. این کاربرد شیرپوینت به سازمانها جهت افزایش مشارکت کاربران ، تمرکز بر مدیریت فرایند ، کاهش هزینه ورود کاربران جدید ، ارائه ابزارهایی برای ثبت و اشتراک گذاری دانش درونی آنها (مانند سایتهای ویکی) کمک خواهد کرد.
با استفاده از شیرپوینت، میتوان یک اینترانت سفارشی و زیبا طراحی کرد که با نیازها و برند سازمان هماهنگ باشد. شیرپوینت امکان ایجاد صفحات وب، وبپارتها، لیستها، کتابخانهها، فرمها، گردشکارها و سایر اجزای اینترانت را میدهد. شیرپوینت همچنین امکان اتصال به برنامههای دیگر مانند Office 365، Power BI، Power Automate و Power Apps را دارد که میتواند قابلیتهای اینترانت را افزایش دهد.
با استفاده از اینترانت شیرپوینت، میتوان به سودهای زیر دست یافت:
- افزایش ارتباطات و هماهنگی بین کارکنان و مدیران
- افزایش دسترسی به اطلاعات و منابع مورد نیاز کارکنان
- افزایش تعهد و وفاداری کارکنان به سازمان
- افزایش یادگیری و اشتراکگذاری دانش بین کارکنان
- افزایش کارایی و کاهش هزینهها با خودکارسازی فرآیندها و کاهش کاغذبرداری
کاربرد شیرپوینت به عنوان یک اکسترانت
یکی دیگر از کاربردهای شیرپوینت، ایجاد یک اکسترانت یا وبسایت خارجی برای سازمان است. اکسترانت یک راه ارتباطی و همکاری بین سازمان و شرکای تجاری، مشتریان، تأمینکنندگان و سایر ذینفعان خارجی است. اکسترانت امکان دسترسی به اطلاعات، اسناد، فرمها، گزارشها و سایر منابع مرتبط با کسب و کار مشترک را فراهم میکند.
چند مثال از کاربرد شیرپونت در سازمان ها
- ایجاد پرتال داخلی (اینترانت) و خارجی (اکسترانت) برای افزایش تعامل و ارتباطات کارمندان، تسریع فرآیندها، به اشتراکگذاری دانش سازمانی و مدیریت کارها
- مدیریت اسناد و محتوا به صورت مرکزی و امن با استفاده از ویژگیهایی مانند تألیف همزمان، برچسبگذاری، جستجو، نسخهبندی و کنترل دسترسی
- ادغام هوش تجاری (BI) و ارائه گزارشهای دقیق و آنلاین برای مدیریت دقیق و تصمیمگیری بهتر با استفاده از ابزارهایی مانند PowerPivot، PerformancePoint، Excel Services و Visio Services4.
- ارسال و مسیریابی اسناد یا اطلاعات برای تایید، دریافت و پیگیری انتقادات و پیشنهادات، ثبت اتفاقات و مشکلات، پیگیری وظایف، پروژهها یا صورتجلسات و ثبت روزنگار پرسنل.